TRANSFORMAÇÃO DO WORKPLACE

WorkPlace

O local de trabalho, nas empresas, tem estado em forte transformação nos últimos anos, num mundo onde o tratamento do conhecimento e da informação passou a ser quase totalmente digital, a flexibilidade de espaço de trabalho tornou-se um factor indispensável para explorar o potencial dos colaboradores.

Destas revoluções tecnológicas, em que, talvez a mais importante, tenha sido o smartphone. Não que seja a ferramenta fundamental de trabalho, mas pela forma como dinamizou um ecossistema de mobilidade, onde as aplicações de trabalho passam a estar online e acessíveis em qualquer local, fruto da robustez das comunicações wireless e da conectividade permanente.

Outro grande factor, importante nesta era do conhecimento, é o recrutamento de talentos. As gerações que cresceram e entraram no mercado de trabalho durante esta era são particularmente sensíveis a esta mudança de paradigma. Mas as outras gerações não lhes ficam atrás com a preocupação cada vez maior de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Nem tudo são vantagens, a segurança passou a ser um componente ainda mais critico e que não pode ser descurado, dado que os vectores de ataque aumentaram significativamente.

Nos últimos anos assistimos a um boom de mudança e de transformações, sendo que a mudança de gerações é uma das mais significativas. Num mundo composto por Millenials e Generation Z com padrões comportamentais que não se preocupam com a posse, mas sim com a utilização, e estão dispostos a partilhar com outros, que vivem numa economia de partilha de serviços (Uber, AirBnb), que lhes permite trabalhar onde querem, quanto querem e para todo o mundo e que privilegiam a experiência profissional à estabilidade do emprego. Esta realidade leva a que a transformação digital não se limite aos processos internos de negócio das empresas, mas se estenda ao contexto social que as rodeia. E esta realidade também levou as empresas a adaptarem-se e permitir aos seus colaboradores ter acesso e interagir com as ferramentas da empresa em qualquer lugar que melhoram a experiência de trabalho e que permitam captar os melhores recursos.

Nos últimos anos assistimos a um boom de mudança e de transformações, sendo que a mudança de gerações é uma das mais significativas”

E os espaços físicos? Os escritórios físicos tais como os conhecemos estão a evoluir, abrindo caminho para a diversidade dos locais de trabalho: salas de reunião, salas de videoconferência, co-workings colaborativos, huddle spaces, hot desks, entre outros, são alguns dos conceitos que já fazem parte da realidade das organizações. A gestão integrada da reserva de salas no sistema de email é um exemplo prático e fácil de implementar de um conceito que aumenta a coordenação interna das organizações.

Os equipamentos também mudaram.  Nos dias de hoje, há um aumento da expectativa na forma como os vários dispositivos respondem em termos de produtividade e ajudam as pessoas a atingir os seus objectivos diários. Os colaboradores querem trabalhar em qualquer lado e sem comprometer a sua produtividade e vida pessoal. Um exemplo disso foi a massificação do conceito de Bring Your 

Own Device (BYOD), onde os colaboradores passam a poder usar os seus dispositivos preferidos (desde o smartphone ao laptop), mas integrados em segurança com a rede da organização. Para responder a esta dinâmica as organizações começaram a mudar o modo de aquisição dos equipamentos. Cada vez são mais comuns conceitos como Devices como um Serviço (DaaS) onde as organizações contratam equipamentos e dispositivos como um serviço, com possibilidade de manterem sempre o parque de dispositivos modernizado sem terem custos de investimento.

Mobility, enquanto o mercado tradicional de PCs se encontra relativamente estável em todo o Mundo, o número de portáteis, smartphones e detachable tablets continua a crescer.  Hoje, poder enviar informação contextualizada, com segurança, de e para os dispositivos móveis dos utilizadores, permite às organizações colaborar de forma mais eficaz nas iterações com clientes e parceiros, reter talentos, e tornarem-se mais competitivas. Exemplos de componentes tecnológicas de mobilidade incluem a conectividade “anywhere” via wireless ou rede móvel, que permita o acesso seguro a aplicações, desktops e dados em qualquer lugar, usando dispositivos adaptados para cada utilizador. As intranets corporativas com sincronização e partilha de arquivos em segurança na rede empresarial são outro exemplo de sucesso tais como a administração centralizada dos utilizadores permitindo o acesso simplificado e fácil dos recursos, tanto os da cloud pública como os recursos do espaço de trabalho (por exemplo Mobile Printing, disponibilizando acesso às impressoras mais próximas do utilizador).

Tem de haver uma preocupação transversal, e a mesma passa por adaptar a abordagem de transformação do workplace aos vários perfis de trabalho de colaboradores.

A partilha de conhecimento e informação é fundamental: espaços virtuais de colaboração, com ferramentas que nos permitem ser mais produtivos no nosso dia-a-dia e aumentar a colaboração e a partilha de conhecimento. As aplicações de messaging, suites como Office 365 e G-Suite, melhoram a experiência dos colaboradores garantido a satisfação e produtividade.

Da nossa experiência a auxiliar as organizações que já adoptaram estes conceitos, as que tiveram maior sucesso usaram algumas estratégias simples para as guiarem na mudança.

Ouvir os especialistas: é importante recolher informação dos principais fornecedores, fabricantes e analistas de referência dado que estes estão no epicentro desta mudança e podem partilhar as experiencias de maior sucesso. Os packages aplicacionais como o Office 365 têm grande uma diversidade e riqueza de soluções e estão constantemente a lançar novas funcionalidades. A maior parte das organizações não tem tempo de acompanhar e testar estes novos componentes e é aí que o papel de aconselhamento dos especialistas é fulcral.

Adicionar sem disrupção: integrar as soluções no espaço de trabalho não implica substituir tudo. Pode começar-se por adicionar componentes e deixar os colaboradores adoptá-los naturalmente (salas de reunião inteligentes com quadros e écrans ligados à intranet que permitam partilhar esquemas por exemplo).

Ouvir as pessoas: estas transformações só têm sucesso se forem adaptadas aos colaboradores. É importante obter feedback para validar se atingimos os resultados esperados. Um papel como Workplace Transformation Advisor pode ser uma boa base de partida para ter dentro da organização alguém que será o campeão da mudança e pode auxiliar os colegas a tirar o máximo partido dos novos meios.

No decorrer destes processos de transformação é comum as organizações, de forma inconsciente, preocuparem-se mais com as novas gerações, sobretudo com as que têm participação mais activa na economia digital e de conhecimento. No entanto não podemos esquecer aqueles que já estão há mais tempo no activo. Tem de existir uma preocupação transversal, e a mesma passa por adaptar a abordagem de transformação do workplace aos vários perfis de trabalho de colaboradores.

A revolução digital dos últimos anos deu-nos a capacidade de implementar todos estes conceitos com custos acessíveis e sem necessidade de investimentos dispendiosos. Existem soluções acessíveis tanto para startup como para grandes organizações, onde a filosofia mais utilizada tem sido a de adquirir todos estes componentes como um serviço, desde o equipamento até às aplicações na cloud. Esta filosofia é tanto do agrado dos financeiros, dado que evitam custos de OPEX, como dos departamentos de IT que libertam tempo que anteriormente era usado para suportar sistemas e aplicações de base, e passam a ter mais tempo para dedicar a áreas fundamentais para o negócio da organização

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ANTÓNIO MAIA | BUSINESS TRANSFORMATION & ADOPTION DIRECTOR WORKPLACE PRODUCTIVITY, CLARANET PORTUGAL

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ANTÓNIO MAIA | BUSINESS TRANSFORMATION & ADOPTION DIRECTOR WORKPLACE PRODUCTIVITY, CLARANET PORTUGAL

Licenciado em Engenharia Informática, pela Faculdade de Engenharia do Porto, António Maia tem também uma Pós -Graduação em Gestão, pela Universidade Nova de Lisboa e uma especialização em Design Thinking.

Como Business Transformation & Adoption Director na área de Workplace Productivity da Claranet, António tem como foco a reimaginação do Workplace promovendo o design, automação e adopção de melhores experiencias do utilizador, com ganhos significativos de produtividade.

Com mais de 10 anos de experiência no sector das tecnologias de informação, já desempenhou funções de Gestão de Produto, Desenvolvimento de Negócio, Liderança de Oferta Cloud e Direcção de Serviços, tendo uma visão clara sobre os desafios das grandes, médias e pequenas empresas.